关于创新公司档案利用服务工作的思考

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关于创新公司档案利用服务工作的思考

 档案管理是公司管理工作的一个重要组成部分,加强档案利用服务工作建设,对于提高公司竞争力意义重大,特别是科技的发展给公司的档案工作带来了变革,为适应公司信息化、档案管理现代化,充分发挥档案资源优势,根据公司档案工作现状,创新档案利用服务工作,提高档案利用服务工作的质量和水平。

   一、档案利用服务工作概述

   档案利用服务工作,简而言之,就是档案工作人员以档案用户的档案信息需要为导向,借助馆藏资源,通过特定的方式和途径,满足不同类型档案用户档案需求的过程。社会经济的发展促使了人们档案意识的增强,档案原始记录性的特点使档案成为人们工作生活的关键性依据,档案利用服务工作的广度和深度不断发展。

   目前,工程单位的档案管理趋势已经从过去的手工接收、登记等,逐步向档案的信息化、数字化、智慧化发展,这也是集团公司倡导的档案服务于公司发展的落脚点和具体表现。通过数字档案馆的建设,利用档案信息管理系统,实现了档案管理的电子化、信息化和自动化,大大提高了档案管理的档次。

   但从目前公司档案利用服务的现状来看还存在以下薄弱环节:一是因场地、机房等硬件条件限制,造成导致湖北工程公司档案信息化工作推进受阻,以至于利用方式还处在传统的接收、登记阶段,无法更快速便捷的查阅所需内容;二是服务功能有待进一步创新发展;三是档案工作人员知识要不断更新以适应数字化档案馆建设的需要。

   二、档案利用服务创新内容

   档案利用服务创新就 是不断根据市场与 社会环境的变化,以创新精神适应信息化发展,满足用户档案利用需求。主要包括以下内容:一是档案利用服务职能得到创新,即由传统的档案实体保管型向现代的档案信息利用型转变,实现规范服务;二是服务方式创新,由实体型向信息型转变,由提供档案实体转变为档案信息服务,加强深层次开发,促进高层次利用;三是服务手段创新,由手工型向技术型转变,把人工分类、整理、编研等工作,用计算机工具实现分类、整理、检索、存储、利用一条龙服务;四是服务质量创新,既要主动热情,又要准确、快速解决问题,做到有效服务;五是服务条件创新,树立超前意识,前瞻工作动态,科学预测未来,应用现代科技方法和手段,提高服务条件水平。

   三、创新档案利用服务工作的对策

   (一)建立健全档案管理制度

   随着公司的不断发展壮大,我们将面临着档案种类多、范围广的局面,为使档案工作有条不紊的进行,在档案工作之初应建立健全各项规章制度,特别是在以后电子档案的运用方面,在起步阶段就应严格按照《公司数字档案馆(室)建设指南》的规定,进行电子档案的收集、整理工作,同时要求建议各单位专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性,然后由档案管理员负责检验档案的标准化、规范化及数字化处理;其次,在档案利用方面除了完善已有的《中国电建集团湖北工程有限公司档案管理工作制度》《中国电建集团湖北工程有限公司声像档案管理办法》《中国电建集团湖北工程有限公司实物档案管理办法》外,还应建立健全档案利用信息反馈制度,关注档案用户利用档案的实际情况,切实了解用户的档案需求。

   (二) 丰富馆藏资源

   丰富的馆藏资源、合理的馆藏结构是做好档案利用工作的前提。档案是公司在生产、经营、管理过程中的真实记录,是公司生产、经营、管理过程与成果的真实记录,在重复利用、预测发展趋势、辅助决策和学习总结过往经验等方面具有至关重要的作用。拥有一定质量和数量的档案资源是做好档案利用工作的前提。档案工作人员应及时、准确、全面的收集档案,同时做好分类归档、数字化处理、价值鉴定等基础业务工作,规范、科学的管理档案。

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   (三)转变服务观点,提高服务质量

   档案工作者应本着“利用者第一、服务至上”的观点,档案对公司的价值在于各个方面,对外在于满足公司市场拓展、应对各种评估以及文化与宣传需要,对内则在于高层决策与内部控制、基层管理与执行、员工心理与归属等,档案工作人员应该详细分析本单位上下人员对档案需求的内容,有针对性的开发档案,主动服务。具体来说,一是要主动掌握本公司年度重点工作、重点情况,采用征求意见、统计整理档案利用情况等多种方式调研利用者的需求,有针对性地开展档案利用工作,使档案的利用效果最大化,二是在利用过程中,重视完善基础业务管理;三是拓展档案信息利用方式,传统利用在于利用者到档案室查阅所需原件,新时期应该拓展利用方式,既要提供传统的借阅、出借、复制等服务方式,同时还要将借阅服务与电话、邮件、网络等方式结合起来,充分利用信息技术,建立信息交流平台,通过设定访问与沟通权限,严格保守商业秘密的前提下实现全天候无障碍高效服务。

   (四)加强档案信息资源的开发利用

   档案编研工作是开发利用档案信息资源的重要形式和途径,具有很强的针对性和实用性。公司产生的档案中蕴含着丰富的经济、科技价值,通过对其二次开发,满足档案利用人员的工作需求。档案汇编的内容包括,专题汇编(包括规章制度汇编、专题文件 汇编、荣誉证书汇编等)、专题材料(如大事记、年鉴、组织 沿革、科研成果 简介、工程项目简介、市场变化等)以及一些 深层次加工材料,例如历年生产经营指标的统计分析、重大事故原因的研究分析及公司史志等。此外,利用声像档案还可以进行视频制作,这将公司发展形象生动展现在员工面前,在对外宣传和增强公司员工归属感和荣誉感方面有重要作用。与此同时,还可以加强对公司知识化档案信息产品的开发,为公司的经营决策提供依据。

   (五)进一步加强档案工作人员知识的不断更新

   在工程建设行业,档案部门工作人员除了积极参与业务培训外,还应积极关注档案领域最新动态,加快知识更新的步伐,不断解放思想、转变观念、开拓创新,在档案管理与服务中大胆采用一些新标准、新技术和新方法。以创新的精神、创新的思路和创新的措施,研究和处理信息化带来的电子文件新情况新问题,建立适应社会主义市场经济和对外开放需要的档案管理形式和方便档案开发利用的方式方法,不断完善和努力开辟多途径、多渠道的档案利用服务工作,变被动服务为主动服务。

总之,信息化时代,档案工作的服务方式与服务内容,与传统档案利用服务相比,发生了十分巨大的变化。加强新时期工程建设公司档案工作,加强公司档案工作人员的知识更新,培养一支档案信息化 队伍。

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